Zeit und Geld sparen mit automatisierten Prozessen


Zeit & Geld sparen mit automatisierten Prozessen

Als Online Händler geht es nicht nur darum, seine Produkte in Szene zu setzten und über Marketing Kampagnen zu grübeln. Im Hintergrund gibt es unzählige Backoffice Aufgaben, die erledigt werden müssen. Auch wenn diese Aufgaben monoton, möglicherweise auch langweilig und zeitintensiv sind, dürfen diese nicht vernachlässigt werden. Spätestens wenn das Finanzamt an die Tür klopft und nach den Rechnungen, Bilanzen und der generellen Dokumentation fragt kann es brenzlich werden.

Was gibt es für Herausforderungen?

Die größten Herausforderungen eines Online Händlers, neben der Implementierung und dem Aufbau eines Online Handels, sind in erster Linie prozessbedingt. Alle Prozesse und Aktivitäten die, die bei einem Online-Shop oder dem Verkauf auf einem Marktplatz anfallen und nicht direkt die Vermarktung betreffen, dürfen nicht in Vergessenheit geraten:

• Rechtssicherheit und -texte
• Portfolio- bzw. Artikelpflege
• Bestands- und Lagermanagement
• Auftragsabwicklung, Rechnungsstellung, Kundenkommunikation
• Versand, Logistik, Tracking
• Buchhaltung / Vorbereitung Steuerberater

Diese Aufgaben geraten schnell in den Hintergrund, da sie ja Vordergründig nichts mit dem Produkt und dem Shop zu tun haben. Sätze wie:
„Ach, das machen wir dann später“ oder „Ist das denn jetzt schon, oder überhaupt wichtig Rechnungen zu schreiben?“ sollten gar nicht erst ausgesprochen werden.

Diese Aufgaben sind (leider) dadurch nicht weniger wichtig, denn spätestens bei der Inventur, der Steuererklärung und der Organisation des Handels ist eine ordentliche Abwicklung goldwert.

Viele Unternehmen legen den Schwerpunkt ihrer Verbesserungsmaßnahmen auf den Bereich ihrer Produkte. Natürlich ist es absolut richtig diese laufend zu verbessern, jedoch entsteht Kundenzufriedenheit zu einem großen Teil durch eine unkomplizierte und ganzheitlich positive Bestellerfahrung. Selbst bei sehr guten Produkten kann eine suboptimale Auftragsabwicklung zur unnötigen Hemmschwelle für Kunden werden und Umsätze schmälern. Hinzu kommen natürlich auch noch die Richtigkeit der Prozesse, wie z.B. die korrekte Umsatzsteuer, Nummernkreise uvm.

Wann soll das alles gemacht werden?

Jetzt stellt sich natürlich die Frage: wann soll das denn alles gemacht werden? Neben dem Tagesgeschäft, dem Aufbau und allen Prozessen die laufend dazu kommen, darf das Zeitmanagement nicht aus den Augen gelassen werden.

Zeitmanagement ist Selbstmanagement! Das ist leichter gesagt als getan, aber der Kern von allem! Wenn man es genau nimmt, ist es weniger ein Managen der Zeit, sondern vielmehr geht es darum, wie man den anfallenden Aufgaben gegenübersteht und wie diese organisiert werden. Sobald Aufgaben oder neue Projekte mit neuen Plattformen starten, kommen viele Fragen und Hindernisse auf. Sobald eine gute Struktur und ein
ganzheitlicher Überblick besteht können anfallende Aufgaben aller Art mit Leichtigkeit durchgeführt werden.

Wie also können diese Prozesse einfach optimiert werden, ohne sich stundenlang im Büro einzusperren?

Wo immer Unternehmen ihre Produktivität steigern möchten, geht es letztlich um die Prozessoptimierung und Automatisierung. Du wirst dir bei einigen Schritten im Bestell- und Abwicklungsprozess sicher schon Gedanken gemacht haben, ob sich diese vereinfachen lassen können – meist lautet die Antwort „ja“. Häufig scheitert es nur daran, dass man die entsprechenden Tools und deren Einsatzmöglichkeiten noch gar nicht kennt. Was sind die Bereiche, in denen sich die Abwicklung von Aufträgen im Onlinehandel leicht digitalisieren lässt?

Wichtig bei der ganzen Sache ist, den Überblick zu behalten und so viel zu automatisieren wie möglich.

Genau an dieser Stelle setzten Tools zur Auftragsabwicklung an – wie z.B. Billbee. Wir möchten mit unserer Software (Web-Applikation als Software-as-a-Service) gerade kleinen und jungen Händlern helfen, genau diese Probleme, deren effiziente Lösung oftmals nur großen Unternehmen vorbehalten war, zu adressieren. Oberstes Ziel hierbei ist es, dem Händler Aufgaben abzunehmen, Zeit zu sparen und doppelt anfallende Aufgaben so weit es geht zu minimieren, ganz zu vermeiden, bzw. deren Bearbeitung von nur einer Plattform aus zu ermöglichen. Dazu gehören Rechnungsstellung, Kundenkommunikation, Versand und auch die weitergehende Bearbeitung in zusätzlichen Systemen wie z.B. Buchhaltung. Wenn dann von diesen Aufgaben noch ein großer Teil automatisiert werden kann, sich Lagerbestände synchronisieren und auch das parallele Einstellen von neuen Produkten in mehreren Kanälen vereinfacht wird, sind bereits ein Großteil der zuvor angesprochenen Aufgaben und Mehraufwand passé.

Mit Billbee bieten wir unseren Kunden eine Lösung mit der Funktionalität und Leistungsfähigkeit von Enterprise-Alternativen. Und aufgrund des echten “pay as you grow”-Modells (keine Grundgebühr, nur 7 Cent pro Transaktion) zu einem Preis, der jeder Unternehmensgröße gerecht wird.

Neugierig? Mit der 30-tägigen, kostenlosen und unverbindlichen Testphase kannst du Billbee auf Herz und Nieren prüfen — und erst dann entscheiden!

Autorin:
Renée Kreijkes ist als Marketing Lead bei Billbee für die Planung und Durchführung von Events und dem Marketing verantwortlich. Sie hat aber auch immer ein offenes Ohr für die kleinen und großen Problemchen der User und hilft ihnen durch das System.

Renee K Billbee
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