Auftragsmanagement

Was ist das Auftragsmanagement?

Unter dem Begriff Auftragsmanagement versteht man – wie der Name schon verrät – das Organisieren und Managen der verschiedenen Aufträge, die in einem Unternehmen anfallen. 

Es wird dafür gesorgt, dass die angeforderten Waren bzw. Dienstleistungen zum richtigen Zeitpunkt am richtigen Ort zur Verfügung gestellt werden.

Das Auftragsmanagement könnte man also genauso gut Auftragsverwaltung nennen. 

Wann beginnt das Auftragsmanagement?

Wenn ein Kunde eine Bestellung aufgibt.

Wann endet das Auftragsmanagement?

Wenn der Kunde seine Dienstleistung erhalten hat.

Wobei hilft die Auftragsverwaltung genau?

Sie hilft, die Ausführungsprozesse besser zu koordinieren. Von Auftragserfassung über den Bestand und die Liefertransparenz geht sie bis hin zur Serviceverfügbarkeit. 

Der damit verbundene Arbeitsablauf kann je nach den Bedürfnissen eines Unternehmens unterschiedlich sein. Ein typischer Auftragsmanagementprozess umfasst drei Schritte:

  • Platzierung (Placement)
    Der Kunde gibt die Bestellung über ein automatisiertes Formular auf. Ein Mitglied des Verkaufsteams überprüft die Angaben und bestätigt die Bestellung.
  • Verwaltung des Lagerbestands (Inventory management)
    Die Lagerbestände werden überwacht, da sie mit den Anforderungen des Unternehmens schwanken.
  • Erfüllung (Fulfillment)
    Ein Lagermitarbeiter bestätigt die Versanddetails, erstellt eine Rechnung und führt den Auftrag aus – kommissionieren, verpacken und versenden.

Ein gutes Auftragsmanagement ist für den Erfolg eines Unternehmens unerlässlich. Die Folge eines Bearbeitungsfehlers könnte sich auf die gesamte Lieferkette auswirken und eine negative Auswirkung für den Umsatz bedeuten. Die Bearbeitung der Kundendienste sollte daher besonders präzise und sorgfältig gehalten werden. Ganz gleich in welchem Bereich man angestellt ist, es ist von größter Bedeutung, mit hoher Konzentration und strenger Zuverlässigkeit zu arbeiten, um den Kunden zufriedenzustellen und keine Fehler zu machen.

Eine gute Verwaltung von Kundenaufträgen ermöglicht folgendes:

  • Dringende Aufträge zu identifizieren und so das Kunden-SLA (Service Level Agreement) zu erfüllen.
  • Die Anzahl der verschiedenen Bestellungen, die zu versenden sind nachzuverfolgen.
  • Jeden Auftrag professionell, fehlerfrei, schnell und einfach abzuwickeln.
  • Auftragsverzögerungen (und deren Auswirkungen auf den tatsächlichen Verkauf) zu vermeiden.
  • Zeit für zusätzliche Verkäufe für die Teams zu gewinnen.
  • Strategische Kunden im Fokus zu behalten.

Um den sogenannten Order-to-Cash-Zyklus zu steigern, ist die erhöhte Zuverlässigkeit der Kundenbestellungen unabdingbar. In der Tat bedeutet ein korrekt eingegebener Auftrag weniger Streitigkeiten bei der Rechnungsstellung und weniger Beschwerden bei den Kunden. 

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